DP | Aula 2: Processo de admissão e documentação necessária
O processo de admissão é uma das etapas mais importantes dentro do setor de Departamento Pessoal. É nesse momento que a empresa e o trabalhador formalizam o início da relação de trabalho. Se esse processo for feito de forma correta, tudo funciona bem. Mas, se for feito de maneira errada, pode trazer prejuízos, processos na Justiça do Trabalho ou até dores de cabeça para ambas as partes.
Nesta aula, vamos entender como funciona a contratação de um funcionário, desde o momento em que ele é escolhido até o registro em carteira e assinatura do contrato de experiência. Também vamos ver quais documentos são obrigatórios e por que eles são tão importantes.
O objetivo é mostrar, de maneira simples e direta, como o Departamento Pessoal deve agir nesse momento. Essa é uma rotina muito comum em empresas de todos os tamanhos, e por isso, é essencial que quem trabalha ou pretende trabalhar nessa área entenda bem cada etapa do processo.
Procedimentos para contratação de funcionários
Contratar um novo funcionário não é apenas escolher alguém para trabalhar e mandá-lo começar. Existe um processo, um passo a passo que precisa ser seguido com atenção. Esse processo é responsabilidade do Departamento Pessoal, que garante que tudo seja feito dentro da lei.
Como começa a contratação?
Tudo começa quando a empresa percebe que precisa de alguém para uma vaga. Pode ser um vendedor, um auxiliar administrativo, um operador de máquinas, entre outros. A partir disso, é feito o que chamamos de recrutamento, que nada mais é do que procurar o profissional certo para ocupar essa função.
O recrutamento pode ser feito de diversas formas:
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Divulgação da vaga em redes sociais ou sites de emprego;
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Indicações de outros funcionários;
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Cartazes na frente da empresa ou no comércio local;
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Agências de emprego e até currículos entregues pessoalmente.
Depois de divulgar a vaga, vem o processo seletivo, onde a empresa analisa os currículos, realiza entrevistas, testes práticos (dependendo da função) e escolhe o candidato mais adequado.
Assim que a empresa escolhe quem vai ser contratado, o Departamento Pessoal entra em ação para formalizar a admissão. Aí começa de fato o processo de contratação.
Passo a passo da contratação
Abaixo estão os principais passos que o Departamento Pessoal precisa seguir quando contrata um novo funcionário:
1. Solicitação de documentos
A empresa precisa solicitar os documentos obrigatórios para o registro. Esses documentos garantem que o trabalhador está em situação regular e que todas as informações pessoais estejam corretas no sistema da empresa e nos registros oficiais.
2. Preenchimento de fichas
O trabalhador preenche formulários com seus dados pessoais, endereço, contatos, número de dependentes, dados bancários e outras informações importantes.
3. Assinatura do contrato de trabalho
Antes de começar, o funcionário assina o contrato, que pode ser por prazo determinado, indeterminado ou um contrato de experiência. Mais adiante vamos falar melhor sobre o contrato de experiência.
4. Registro em carteira de trabalho (digital ou física)
O registro é obrigatório e deve ser feito antes do funcionário começar a trabalhar. Desde 2019, a carteira de trabalho passou a ser digital, mas ainda existem pessoas com a versão em papel. A empresa precisa fazer esse registro usando o sistema do eSocial.
5. Integração e orientações iniciais
Em algumas empresas, o novo funcionário passa por uma integração. Nesse momento, ele conhece as regras da empresa, horários, funções, equipamentos de segurança e outras orientações básicas.
6. Liberação para início das atividades
Depois de todos os documentos entregues, contrato assinado e carteira registrada, o funcionário pode iniciar suas atividades com segurança e respaldo legal.
Por que seguir esse processo é importante?
Vamos imaginar um exemplo real. Uma pequena empresa contratou um funcionário, mas não registrou em carteira nem fez o contrato. Depois de dois meses, o funcionário foi dispensado sem aviso nem acerto. Ele entrou na Justiça do Trabalho e ganhou a causa, porque a empresa não tinha provas de que cumpriu suas obrigações. Resultado: a empresa teve que pagar multa, salários retroativos, indenização e ainda teve sua imagem prejudicada.
Por isso, seguir corretamente os procedimentos de admissão não é apenas uma questão de organização, é uma questão de respeito à lei, ao trabalhador e à própria empresa.
Documentação obrigatória para admissão
Depois que o candidato é aprovado no processo seletivo, o próximo passo é reunir todos os documentos exigidos por lei para que a admissão possa ser feita corretamente. O Departamento Pessoal é quem cuida disso.
Ter esses documentos em mãos evita erros, atrasos no registro e até problemas jurídicos no futuro. A falta de um único documento pode impedir o início do trabalho, então atenção nessa etapa.
Lista de documentos obrigatórios
Veja abaixo os principais documentos que o funcionário precisa entregar no momento da admissão:
1. Carteira de trabalho (física ou digital):
Esse é o documento principal. Toda admissão deve ser registrada na carteira de trabalho. Se for a versão digital, o empregador faz o lançamento no sistema do eSocial, e o trabalhador acompanha pelo aplicativo da CTPS Digital. Mesmo com o formato digital, a empresa pode solicitar a versão física se necessário.
2. Documento de identidade (RG)
Serve para confirmar a identidade do trabalhador. Não pode estar rasurado, vencido ou danificado.
3. Cadastro de Pessoa Física (CPF)
O CPF é necessário para qualquer registro fiscal e tributário. Sem ele, não é possível cadastrar o funcionário no eSocial nem pagar os encargos corretamente.
4. Título de eleitor
Não é obrigatório para admissão, mas muitas empresas solicitam para manter o cadastro completo, especialmente se o funcionário for maior de 18 anos.
5. Certificado de reservista (para homens acima de 18 anos)
Homens maiores de idade precisam apresentar esse documento para provar que estão em dia com o serviço militar. Isso é exigido por lei.
6. Comprovante de residência
Ajuda a empresa a saber onde o funcionário mora, em caso de necessidade de contato fora do trabalho, e também pode ser usado para cálculo de vale-transporte.
7. Certidão de nascimento ou casamento
Algumas empresas pedem para atualizar dados cadastrais, especialmente para calcular dependentes ou benefícios.
8. Comprovante de escolaridade
É importante para confirmar se o trabalhador tem o nível de escolaridade exigido para a função. Pode ser um simples histórico escolar ou diploma, dependendo da vaga.
9. Foto 3x4 (em algumas empresas)
Nem sempre é exigida, mas algumas empresas ainda pedem para fazer crachá ou fichas de controle interno.
10. Cartão do PIS/PASEP
Caso o funcionário já tenha trabalhado com carteira assinada, ele já terá número do PIS. Se for o primeiro emprego, a empresa precisa fazer o cadastro.
11. Dados bancários (para pagamento do salário)
Se a empresa pagar salário por conta bancária, o funcionário deve informar banco, agência e número da conta. Se não tiver conta, a empresa pode pagar em dinheiro ou ajudar a abrir uma conta salário.
Vamos imaginar uma empresa de pequeno porte que contratou um auxiliar de produção. No dia da admissão, ele levou RG, CPF, comprovante de residência e carteira de trabalho, mas esqueceu o certificado de reservista. Por causa disso, a empresa teve que adiar o registro. Se ele começasse a trabalhar sem estar devidamente registrado, isso seria ilegal.
Esse exemplo mostra como é importante o funcionário levar todos os documentos solicitados. E também como o Departamento Pessoal precisa ter atenção para não iniciar a contratação sem a documentação completa.
Registro na carteira e contrato de experiência
Quando o funcionário entrega toda a documentação exigida, o próximo passo é formalizar sua contratação. Isso é feito com o registro na carteira de trabalho e, muitas vezes, com a assinatura de um contrato de experiência.
Esses dois processos são fundamentais. É através deles que o empregador assume suas obrigações legais e o trabalhador passa a ter seus direitos garantidos. Ignorar essa etapa pode causar sérios problemas jurídicos, tanto para a empresa quanto para o funcionário.
O registro na carteira de trabalho
O registro na carteira é obrigatório e deve ser feito até um dia antes do início das atividades do novo funcionário. Atualmente, com a carteira digital (CTPS Digital), esse registro é feito online, por meio do sistema e-Social, que é controlado pelo governo.
Mesmo assim, muitas empresas ainda utilizam a carteira física como apoio ou exigência complementar.
O que deve constar no registro:
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Data de admissão
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Cargo ou função
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Remuneração combinada (salário)
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Horário de trabalho
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Nome da empresa (razão social e CNPJ)
Esse registro é a principal forma de provar que o funcionário está contratado de forma legal e que seus direitos estão sendo respeitados.
O contrato de trabalho
O contrato de trabalho pode ser feito de várias formas, mas na admissão mais comum, se usa o contrato por tempo indeterminado. Porém, muitas empresas começam com um contrato chamado contrato de experiência, que permite testar as habilidades do novo funcionário antes de efetivar a contratação definitiva.
O contrato de experiência
O contrato de experiência é um tipo de contrato por tempo determinado, e tem regras específicas:
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Pode durar no máximo 90 dias
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Pode ser dividido em dois períodos (por exemplo: 45 dias + 45 dias)
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Deve ser feito por escrito
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Se o contrato não for encerrado dentro do prazo, ele passa automaticamente a ser por tempo indeterminado
Esse contrato é vantajoso para os dois lados. O empregador tem tempo para avaliar o comportamento, pontualidade, responsabilidade e capacidade técnica do trabalhador. Já o funcionário também pode analisar se o ambiente de trabalho e as condições da vaga atendem às suas expectativas.
O que deve constar no contrato de experiência:
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Dados do empregador e do funcionário
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Descrição do cargo e funções
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Valor do salário e data de pagamento
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Jornada de trabalho
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Prazo de duração do contrato
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Possibilidade ou não de renovação
Rescisão do contrato de experiência
Se a empresa ou o funcionário quiser encerrar o contrato antes do prazo final, pode fazer, mas é preciso respeitar algumas condições:
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Se a empresa dispensar o funcionário antes do fim do contrato, pode ter que pagar uma multa de 50% sobre os dias restantes.
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Se o funcionário pedir demissão antes do fim do contrato, pode ter que pagar multa e perde alguns direitos (como saque do FGTS e seguro-desemprego).
Se o contrato chegar ao fim e nenhuma das partes se manifestar, ele automaticamente vira um contrato comum, por tempo indeterminado.
Exemplo prático
Uma padaria contrata uma balconista com contrato de experiência de 45 dias. No 40º dia, a funcionária mostra que tem bom desempenho, é pontual e se relaciona bem com os colegas. O empregador decide estender o contrato por mais 45 dias. Ao fim desse prazo, como tudo correu bem, o contrato vira automático por tempo indeterminado, e a funcionária passa a fazer parte oficialmente da equipe.
Esse tipo de situação acontece todos os dias, e mostra como o contrato de experiência é uma ferramenta útil na contratação.
Conclusão
Nesta aula, vimos passo a passo como acontece o processo de admissão de um funcionário. Desde a seleção, passando pela entrega da documentação, até o registro na carteira e a assinatura do contrato de experiência, cada etapa tem regras claras que garantem os direitos de todos.
Para quem trabalha no Departamento Pessoal, é essencial entender esses procedimentos. Um erro nessa fase pode resultar em multas, processos trabalhistas ou até prejuízos à imagem da empresa.
Mais importante ainda, é garantir que o trabalhador comece sua jornada com todos os seus direitos respeitados. Quando a admissão é feita corretamente, todos saem ganhando.
