DP | Aula 12: e-Social e rotinas do departamento pessoal

Você já parou para pensar como o governo sabe sobre a sua carteira assinada, seus direitos trabalhistas e os impostos que a empresa paga por você?

Antigamente, cada informação era enviada separadamente para órgãos diferentes: FGTS, INSS, Ministério do Trabalho, Receita Federal... Era papel para todo lado, sistemas que não se conversavam e muitos erros por conta disso. Agora imagine tudo isso sendo feito em um só lugar, por um único sistema. Isso é o e-Social.

Essa aula vai te mostrar como esse sistema funciona, qual é a responsabilidade do setor de departamento pessoal nesse processo e por que é importante fazer tudo da forma correta. Se você pensa em trabalhar na área administrativa, ou já trabalha, entender o e-Social é essencial.

O que é o e-Social

O e-Social é um sistema do governo brasileiro criado para unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Ele reúne dados que antes eram enviados separadamente a diversos órgãos, como:

• Receita Federal

• Ministério do Trabalho

• Caixa Econômica Federal

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O objetivo do e-Social é simplificar e tornar mais segura a comunicação entre as empresas e o governo. Por meio dele, a empresa envia dados como:

• Admissões e demissões de funcionários

• Pagamento de salários

• Jornadas de trabalho

• Férias

• Afastamentos

• Contribuições previdenciárias e fiscais

• FGTS

Tudo é feito por meio digital, com registros eletrônicos que substituem formulários e papéis.

Por que o e-Social foi criado?

Antes do e-Social, cada obrigação acessória (como GFIP, CAGED, RAIS e DIRF) era entregue por sistemas diferentes. Isso causava retrabalho e aumentava a chance de erros. Além disso, muitos dados eram duplicados. Por exemplo, a empresa enviava a mesma informação para o FGTS, depois para o INSS e novamente para a Receita Federal.

O e-Social veio justamente para resolver esse problema. Agora, com apenas um envio, o governo recebe todas as informações necessárias.

Outro motivo importante é a transparência. Com o e-Social, o governo consegue acompanhar em tempo real se a empresa está cumprindo com as obrigações trabalhistas. Isso protege o trabalhador e ajuda a combater fraudes e irregularidades.

Quem é obrigado a usar o e-Social?

O e-Social é obrigatório para todas as empresas que têm funcionários registrados. Isso vale para:

• Empresas de pequeno, médio e grande porte

• MEIs (Microempreendedores Individuais) que tenham empregado

• Órgãos públicos

• Entidades sem fins lucrativos

Mesmo empresas com apenas um funcionário precisam usar o sistema. Quem não cumpre essa exigência pode ser multado ou ter outras penalidades.

Principais funcionalidades do e-Social

O sistema do e-Social permite que a empresa envie e atualize diversas informações. Veja os principais tipos de eventos (é assim que os envios são chamados no sistema):

1. Eventos iniciais

São os primeiros dados que a empresa envia ao e-Social. Eles identificam a empresa e os cadastros dos trabalhadores. Exemplo:

• Cadastro do empregador (dados da empresa)

• Tabela de cargos, horários e salários

• Cadastro dos empregados (nome, CPF, PIS, data de nascimento)

2. Eventos não periódicos

São os eventos que ocorrem de forma esporádica, como:

• Admissão de funcionário

• Alterações contratuais

• Afastamentos por doença ou acidente

• Demissão

3. Eventos periódicos

Esses ocorrem mensalmente. São dados como:

• Folha de pagamento

• Contribuições ao INSS

• FGTS

• 13º salário

Com essas funcionalidades, o e-Social passou a ser a principal ferramenta do departamento pessoal para manter a empresa em dia com as leis trabalhistas.

Exemplo simples

Vamos imaginar que uma empresa contratou um funcionário chamado João. A empresa precisa informar ao e-Social:

1. Que contratou o João (evento de admissão)

2. Qual será o salário dele e o cargo (tabela de cargos e funções)

3. Quando ele começar a trabalhar (evento de início)

4. Mensalmente, o valor do salário pago e os encargos (evento de folha de pagamento)

5. Se o João sair da empresa, o e-Social também precisa ser informado (evento de demissão)

Tudo isso acontece pelo sistema, de forma digital. O governo recebe essas informações quase em tempo real.

Obrigações do departamento pessoal no ambiente digital

O que muda para quem trabalha no departamento pessoal?

Com a chegada do e-Social, o trabalho do departamento pessoal (DP) passou por mudanças importantes. Antes, era comum usar planilhas, papéis e sistemas separados para registrar informações sobre funcionários. Agora, tudo precisa ser organizado digitalmente, com prazos bem definidos e muito mais atenção aos detalhes.

O profissional de DP não pode mais deixar as atualizações para depois. Cada evento (como admissões, alterações salariais e férias) tem data certa para ser enviado ao sistema. Se atrasar, a empresa corre o risco de levar multas.

Quais são as obrigações do DP com o e-Social?

Abaixo, listamos as principais responsabilidades do departamento pessoal dentro do ambiente digital do e-Social. Esses pontos são fundamentais para manter a empresa em conformidade com a lei e evitar penalidades.

1. Cadastrar corretamente a empresa no sistema

Antes de qualquer envio, é necessário que a empresa esteja cadastrada no e-Social. Esse cadastro inclui:

• Dados do CNPJ ou CPF (no caso de MEIs)

• Informações sobre o responsável legal

• Tipos de atividades da empresa

• Tabelas internas (cargos, horários, tipos de jornada, funções, setores)

Esse passo é obrigatório e precisa estar 100% correto, pois é a base de todas as outras informações.

2. Cadastrar os funcionários de forma completa

O cadastro do trabalhador é outro ponto essencial. O DP deve preencher corretamente os dados de cada funcionário, como:

• Nome completo

• CPF

• Número do NIS/PIS/PASEP

• Data de nascimento

• Sexo e escolaridade

• Endereço completo

• Tipo de contrato

• Cargo e função

• Jornada de trabalho

Essas informações alimentam o sistema do e-Social e, se estiverem erradas ou incompletas, podem gerar rejeições ou penalidades.

3. Enviar os eventos obrigatórios no prazo

Cada ação da empresa relacionada ao trabalhador precisa ser informada ao e-Social. Veja os principais eventos e seus prazos:

• Admissão: deve ser enviada até um dia antes do início das atividades do trabalhador.

• Alterações contratuais: sempre que houver mudança de cargo, salário ou jornada, deve ser informado imediatamente após a mudança.

• Férias: devem ser comunicadas até o dia anterior ao início das férias.

• Afastamentos por doença ou acidente: informar em até 10 dias após o início do afastamento.

• Demissão: o aviso deve ser enviado no dia seguinte ao término do contrato, respeitando os prazos de aviso prévio.

O não cumprimento dos prazos pode gerar multas automáticas, pois o sistema é fiscalizado em tempo real.

4. Gerenciar corretamente a folha de pagamento

O envio da folha de pagamento também passou por mudanças. Agora, tudo é feito digitalmente e os valores precisam estar corretos, com todos os encargos calculados.

A folha inclui:

• Salário base

• Horas extras

• Adicionais (insalubridade, periculosidade, noturno)

• Descontos (INSS, IRRF, faltas, atrasos)

• Benefícios pagos

• FGTS recolhido

Esses dados devem ser enviados até o dia 15 do mês seguinte ao mês de referência da folha.

5. Recolher corretamente os encargos sociais

O e-Social gera as guias para pagamento dos encargos sociais, como:

• INSS

• FGTS

• Contribuições previdenciárias

• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

Essas guias devem ser pagas dentro do prazo, e os valores precisam estar corretos. Qualquer erro ou atraso pode gerar juros e multas.

6. Ficar atento às atualizações do sistema

O e-Social é um sistema em constante atualização. O governo, de tempos em tempos, faz ajustes nas regras, prazos e funcionalidades. O DP precisa acompanhar essas mudanças para evitar erros.

Existem canais oficiais, como o site do e-Social (gov.br/esocial) e portais de contabilidade, que publicam essas atualizações.

7. Fazer conferências e correções sempre que necessário

Nem sempre os dados são aceitos de primeira. O sistema pode rejeitar um evento se houver algum erro de digitação ou inconsistência. Por isso, o DP deve conferir os relatórios gerados e, se for o caso, corrigir as informações imediatamente.

Exemplo: Se a empresa informa que o funcionário entrou no dia 5, mas no sistema do INSS ele consta como admitido no dia 7, o evento será rejeitado. Esse tipo de conflito precisa ser resolvido com rapidez.

Imagine uma pequena empresa de alimentos com 12 funcionários. O responsável pelo DP contratou uma funcionária nova, a Sílvia, para trabalhar na recepção. Por descuido, ele registrou a admissão no e-Social dois dias depois do início do trabalho dela.

Como resultado, a empresa recebeu uma multa de R$ 402,53 por atraso no envio da informação. O valor pode parecer pequeno, mas se isso acontecer várias vezes, os prejuízos se acumulam. Além disso, a imagem da empresa fica prejudicada perante os órgãos do governo.

Como enviar e corrigir dados no e-Social

Por onde começar?

Para enviar as informações ao e-Social, é preciso acessar o sistema por meio de um certificado digital. Esse certificado funciona como uma “assinatura eletrônica” da empresa, garantindo que os dados enviados são verdadeiros e têm validade jurídica.

Empresas menores, como o MEI, podem acessar pelo portal simplificado do e-Social, que é mais fácil de usar e não exige sistema de folha de pagamento integrado. Já empresas com mais funcionários geralmente utilizam softwares específicos de folha de pagamento, que se conectam automaticamente ao e-Social.

Quais são os tipos de informações enviados?

No e-Social, os dados são divididos em eventos. Cada evento representa uma situação diferente da vida do trabalhador. Veja alguns dos principais:

• S-1000: informações do empregador

• S-1005: dados dos estabelecimentos da empresa

• S-2200: admissão de trabalhador

• S-2206: alteração contratual

• S-2230: afastamento temporário

• S-2299: desligamento do empregado

• S-1200: remuneração do trabalhador (folha de pagamento)

Cada código desses representa um tipo de envio, e precisa ser feito no prazo correto. É essencial que o profissional do departamento pessoal saiba identificar qual evento usar e quando enviá-lo.

Passo a passo para envio de dados

Vamos agora apresentar um passo a passo simples para enviar informações ao e-Social. Vamos usar como exemplo o envio da admissão de um novo funcionário.

Passo 1: cadastrar os dados no sistema de folha

Antes de tudo, os dados do funcionário precisam estar cadastrados corretamente no sistema que a empresa usa para fazer a folha de pagamento. Esses dados incluem:

• Nome completo

• CPF

• Número do PIS

• Data de nascimento

• Cargo

• Jornada de trabalho

• Salário

• Data de admissão

Tudo deve estar conferido, sem erros de digitação.

Passo 2: gerar o evento correspondente

Com as informações preenchidas, o sistema de folha vai gerar automaticamente o evento S-2200, que trata da admissão do empregado.

Passo 3: transmitir o evento ao e-Social

Depois de gerar, é hora de transmitir o evento. Isso pode ser feito pelo próprio sistema de folha (se ele for integrado ao e-Social) ou diretamente pelo portal do governo.

Se o envio for feito corretamente, o e-Social vai emitir um recibo de entrega. Esse recibo deve ser arquivado pela empresa, pois serve como comprovação legal.

Como corrigir erros no e-Social?

Nem sempre tudo sai perfeito. Pode acontecer de algum dado ser enviado errado, seja por descuido, erro de digitação ou falta de informação. Nesse caso, o próprio sistema permite retificação.

Quando pode ser corrigido?

A retificação é possível enquanto:

• O evento não estiver fechado (no caso da folha)

• A empresa ainda estiver dentro do prazo de entrega

• O erro não tiver causado multa automática

Se o erro for detectado depois do prazo, pode ser necessário enviar um evento de exclusão e um novo com os dados corretos.

Como fazer a retificação?

O processo de correção depende do tipo de sistema usado pela empresa, mas, em geral, segue este modelo:

1. Identificar o erro: por exemplo, salário incorreto, data de admissão errada ou cargo trocado.

2. Abrir o sistema da folha ou o portal do e-Social.

3. Selecionar o evento que precisa ser corrigido.

4. Marcar a opção de retificação.

5. Corrigir os dados com atenção.

6. Transmitir novamente ao sistema.

A nova informação vai substituir a antiga, e o sistema emitirá outro recibo com a versão corrigida.

Vamos imaginar uma empresa que contratou um funcionário chamado Lucas. No sistema, o DP registrou a data de admissão como 10 de março, mas o correto era 08 de março. O sistema identificou essa diferença, pois o FGTS e o INSS não batiam com as datas.

Para corrigir, o DP acessou o sistema, selecionou o evento de admissão (S-2200), marcou como retificação, alterou a data para 08/03 e reenviou. Em poucos minutos, o sistema validou a correção, e tudo ficou regularizado.

Cuidados importantes

• Nunca deixe para depois: quanto mais rápido você identificar e corrigir, menores as chances de penalização.

• Guarde os comprovantes: recibos de envio e correções devem ser salvos.

• Acompanhe os retornos do sistema: o e-Social sempre responde aos envios. Se algo der errado, o sistema mostra o motivo.

• Revise antes de enviar: evite erros simples como nomes digitados com erro ou CPF trocado.

Conclusão

Você já parou para pensar no impacto que um único erro de cadastro pode causar na vida de um trabalhador? Imagine, por exemplo, um funcionário que não tem seu salário registrado corretamente no sistema e, por isso, recebe menos do que deveria ou enfrenta problemas ao se aposentar no futuro. Isso mostra a responsabilidade que o profissional do departamento pessoal tem nas mãos.

Com a implantação do e-Social, esse cuidado se tornou ainda mais essencial. Tudo o que antes era feito de forma separada e em papéis soltos, agora precisa ser organizado, conferido e enviado eletronicamente. E qualquer dado mal preenchido pode gerar multas para a empresa e prejuízos para o trabalhador.

Durante esta aula, aprendemos que:

• O e-Social é uma ferramenta criada para centralizar e simplificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

• O departamento pessoal passou a ter um papel ainda mais técnico e cuidadoso, pois agora as informações são cruzadas em tempo real pelos órgãos do governo.

• Os dados enviados são divididos em eventos, cada um com um código e uma função específica, como admissões, alterações de contrato, folhas de pagamento e desligamentos.

• O envio correto exige atenção aos prazos e às informações do trabalhador, como CPF, cargo, salário, horário de trabalho, entre outros.

• Quando ocorrem erros, o sistema permite a retificação, ou seja, a correção da informação com novo envio.

• O uso de sistemas de folha de pagamento integrados ao e-Social facilita bastante o trabalho, mas ainda assim exige conferência e organização constante.

Entender o e-Social não é apenas dominar uma plataforma digital. É ter consciência da importância do trabalho administrativo dentro de uma empresa e de como ele afeta diretamente a vida dos trabalhadores.

O profissional que domina essa ferramenta é mais valorizado, pois ajuda a manter a empresa em dia com as leis, evita problemas com a fiscalização e garante que os direitos dos funcionários sejam respeitados.

Por isso, ao concluir esta aula, leve consigo estas três lições principais:

1. Organização é essencial – sem dados bem armazenados, o envio ao e-Social se torna um risco.

2. Atenção aos prazos – cada evento tem um limite para ser enviado, e o não cumprimento gera penalidades.

3. Conhecimento prático faz diferença – saber como agir em cada situação, inclusive nas correções, valoriza seu trabalho e aumenta sua segurança.