ESCRITA FISCAL | Aula 9: Obrigações Acessórias das Empresas

Você já pensou que abrir uma empresa não é só vender produtos ou oferecer serviços? Que além de cuidar do dinheiro que entra e sai, o dono do negócio precisa prestar contas ao governo, mesmo quando não tem lucro?

Imagine que você abriu uma pequena loja de roupas com muito esforço. Está vendendo bem, os clientes estão satisfeitos, mas de repente chega uma multa da Receita Federal. Você se pergunta: “Como assim? Eu nem sabia que precisava entregar essa tal declaração!”

Essa situação acontece com muita gente. Muitos empreendedores começam com vontade de trabalhar, mas não conhecem as obrigações acessórias — que são deveres que a empresa precisa cumprir, mesmo que não envolvam pagamento direto de impostos.

Nesta aula, vamos entender o que são essas obrigações, por que elas existem, quais são as principais declarações fiscais exigidas pelo governo e como evitar problemas com a Receita Federal. Tudo de forma simples, direta e com exemplos que fazem parte da realidade de quem está começando ou já tem um negócio.

Vamos juntos descobrir como manter a empresa em dia com o governo e evitar dores de cabeça que podem atrapalhar o crescimento do seu negócio.

Quais são as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são deveres que toda empresa precisa cumprir para informar ao governo sobre suas atividades. Elas não envolvem o pagamento direto de impostos, mas são fundamentais para que a Receita Federal e outros órgãos saibam se a empresa está agindo corretamente.

Essas obrigações existem para garantir que o governo tenha controle sobre o que as empresas estão fazendo. É como se fosse um relatório que você precisa entregar regularmente, mesmo que sua empresa esteja parada ou sem faturamento.

Vamos ver alguns exemplos práticos:

• Nota Fiscal: Sempre que você vende um produto ou presta um serviço, precisa emitir nota fiscal. Isso vale para empresas grandes e pequenas. Se você tem um salão de beleza e faz um corte de cabelo, precisa emitir a nota. Ela mostra que houve uma venda e que você está agindo dentro da lei.

• Livro Caixa ou Livro Diário: É onde você registra tudo o que entra e sai de dinheiro da empresa. Mesmo que seja uma empresa pequena, manter esse controle ajuda a organizar as finanças e facilita na hora de prestar contas.

• Cadastro na Junta Comercial: Toda empresa precisa estar registrada. Esse cadastro é uma obrigação acessória que mostra que sua empresa existe oficialmente.

• Relatórios ao governo: Existem declarações que precisam ser entregues todo mês ou todo ano, como o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que mostra quanto a empresa deve pagar de imposto, e o DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que informa os dados da empresa ao governo.

Essas obrigações mudam de acordo com o tipo de empresa. Quem é MEI (Microempreendedor Individual), por exemplo, tem menos obrigações do que uma empresa de médio porte. Mas mesmo o MEI precisa entregar algumas declarações e emitir nota fiscal em certos casos.

Imagine que você, abriu uma pequena empresa de venda de doces. Se você vende para pessoas físicas, talvez não precise emitir nota fiscal. Mas se vender para uma empresa, a nota é obrigatória. Se você não emitir, pode ser multado.

Essas obrigações são como regras do jogo. Se você conhece e segue, evita problemas. Se ignora, pode acabar pagando caro — mesmo sem ter feito nada de errado de propósito.

Declarações fiscais exigidas pelo governo

Além das obrigações acessórias que vimos, existem declarações fiscais que toda empresa precisa entregar ao governo. Essas declarações são como relatórios que mostram o que a empresa fez durante um período — quanto vendeu, quanto pagou de imposto, se teve funcionários, entre outros dados.

Essas informações ajudam o governo a fiscalizar e garantir que tudo está sendo feito corretamente. Se a empresa não entrega essas declarações, pode receber multas, ficar irregular e até ser impedida de funcionar.

Vamos conhecer as principais declarações:

• DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
  Se você é MEI ou optante pelo Simples Nacional, precisa pagar o DAS todo mês. Esse documento reúne os impostos em uma única guia. Mesmo que você não tenha vendido nada no mês, precisa gerar o DAS e pagar o valor mínimo.

• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
  Essa declaração é anual e obrigatória para empresas do Simples Nacional. Ela mostra ao governo como foi o ano da empresa: faturamento, despesas, quantidade de funcionários, entre outros dados.

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
  Usada por empresas maiores, essa declaração informa os tributos federais que foram apurados e pagos. É mais complexa e exige atenção.

• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
  Se a empresa paga salários ou serviços que têm imposto retido, precisa informar isso à Receita Federal por meio da DIRF. É uma forma de mostrar que o imposto foi recolhido corretamente.

• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
  Essa declaração mostra os dados dos funcionários da empresa. É usada pelo governo para acompanhar o mercado de trabalho e garantir direitos trabalhistas.

• e-Social
  Sistema que reúne várias obrigações trabalhistas e previdenciárias. Toda empresa com funcionários precisa usar o e-Social para informar admissões, demissões, férias, salários e outros dados.

Vamos imaginar que você, abriu uma empresa de manutenção de computadores e contratou um ajudante. Mesmo sendo uma empresa pequena, você precisa informar ao governo que tem um funcionário. Isso é feito pelo eSocial. Se não fizer, pode ter problemas com a fiscalização e até pagar multa.

Essas declarações têm prazos definidos. Algumas são mensais, outras anuais. Por isso, é importante ter um controle ou contar com a ajuda de um contador. Não é só saber vender — é saber prestar contas.

Como evitar problemas com a Receita Federal

Muita gente pensa que só quem sonega imposto é que tem problema com a Receita Federal. Mas a verdade é que até quem quer fazer tudo certo pode acabar se complicando por falta de informação ou organização.

Evitar problemas com o governo é possível, e não precisa ser um bicho de sete cabeças. Veja algumas atitudes simples que ajudam a manter sua empresa em dia:

• Organize seus documentos
  Guarde todas as notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos e recibos. Ter esses documentos organizados facilita na hora de fazer declarações e responder a qualquer fiscalização.

• Fique atento aos prazos
  Cada obrigação tem um prazo. O DAS, por exemplo, vence todo dia 20. A DEFIS é entregue até o final de março. Se você perder o prazo, pode pagar multa. Use uma agenda, alarme no celular ou peça ajuda ao contador para não esquecer.

• Use sistemas simples de controle
  Não precisa ter um software caro. Uma planilha no computador ou até um caderno bem organizado já ajuda a controlar vendas, despesas e pagamentos. O importante é ter clareza do que está acontecendo na empresa.

• Conte com ajuda profissional
  Um contador é um parceiro importante. Mesmo que sua empresa seja pequena, ele pode orientar sobre as obrigações, fazer as declarações e evitar erros. Se não puder pagar um contador fixo, procure ajuda em associações comerciais ou serviços gratuitos da prefeitura.

• Não ignore notificações
  Se você receber uma carta ou e-mail da Receita Federal, não jogue fora. Leia com atenção e procure entender o que está sendo cobrado. Às vezes é só uma correção simples, mas se você ignorar, pode virar uma multa maior.

• Evite “jeitinhos”
  Tentar esconder vendas, não emitir nota ou usar dados falsos pode parecer uma solução rápida, mas é um risco enorme. A Receita tem sistemas que cruzam informações e descobre irregularidades com facilidade. O melhor caminho é sempre a transparência.

Imagine que você, vende lanches por encomenda. Um cliente pede nota fiscal porque vai usar a compra como despesa na empresa dele. Se você não emitir, ele pode te denunciar. E mesmo que não denuncie, a Receita pode descobrir pela movimentação bancária. Emitir a nota é simples e evita dor de cabeça.

Manter a empresa regular é como cuidar da saúde: se você faz exames e se cuida, evita doenças graves. Se ignora os sinais, pode acabar no hospital. Com a empresa é igual — cuidar das obrigações acessórias é garantir que ela continue viva e saudável.

Conclusão

Chegamos ao fim da nossa aula sobre obrigações acessórias das empresas. Agora que você já entendeu o que são essas obrigações, quais declarações fiscais são exigidas pelo governo e como evitar problemas com a Receita Federal, é hora de refletir sobre o papel do empreendedor.

Ter um negócio não é só vender bem ou atender com qualidade. É também saber lidar com a parte burocrática, que garante que sua empresa funcione dentro da lei. Ignorar essas obrigações pode trazer prejuízos, mesmo para quem trabalha com honestidade.

Se você está pensando em abrir uma empresa ou já tem uma, lembre-se: organização, atenção aos prazos e buscar ajuda quando necessário são atitudes que fazem toda a diferença. Não precisa saber tudo, mas precisa saber onde buscar informação e como agir com responsabilidade.

Empreender é um caminho cheio de desafios, mas também de oportunidades. E conhecer as obrigações acessórias é um passo importante para construir um negócio sólido, respeitado e pronto para crescer.