ESCRITA FISCAL | Aula 10: Retenções Tributárias e Recolhimento de Impostos

Você já recebeu um pagamento por um serviço e percebeu que o valor veio menor do que o combinado? Já se perguntou por que isso acontece? Ou então, já ouviu falar que uma empresa precisa “recolher impostos” e não entendeu exatamente o que isso significa?

Essas situações fazem parte do dia a dia de quem trabalha ou empreende. Quando uma empresa contrata um serviço ou realiza uma venda, ela pode ser obrigada a reter parte do valor para pagar impostos. E quando chega o momento de recolher esses tributos, é preciso saber exatamente quanto, quando e como fazer isso.

Nesta aula, vamos entender o que são as retenções tributárias, como calcular os valores que devem ser pagos ao governo, quais são os prazos para esse recolhimento e que documentos são necessários para fazer tudo de forma correta.

Mesmo que você nunca tenha lidado com impostos antes, essa aula vai te mostrar que é possível compreender o básico e aplicar no seu dia a dia. Afinal, administrar bem uma empresa também significa cumprir com as obrigações fiscais — e isso começa com conhecimento.

Tipos de Retenções Tributárias

Retenção tributária é quando uma empresa ou órgão público contrata um serviço ou compra um produto e, ao fazer o pagamento, já desconta uma parte do valor para pagar diretamente ao governo. Esse desconto é feito para garantir que os impostos sejam recolhidos corretamente.

Existem vários tipos de retenções, mas os mais comuns são:

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):
  Retido quando há prestação de serviços com mão de obra. Serve para garantir a contribuição à Previdência Social.
  Exemplo: Se você presta serviço de pintura para uma empresa, ela pode reter 11% do valor para pagar ao INSS.

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte):
  Aplicado sobre pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas. O valor depende do tipo de serviço e do valor pago.
  Exemplo: Se você recebe R$ 3.000 por um serviço, pode haver retenção de IRRF, dependendo da tabela vigente.

• ISS (Imposto Sobre Serviços):
  Cobrado pelos municípios sobre serviços prestados. Pode ser retido pela empresa contratante ou pago diretamente pelo prestador.
  Exemplo: Se você tem uma empresa de limpeza e presta serviço para uma escola, o ISS pode ser retido no pagamento.

• CSLL, PIS e COFINS:
  São tributos federais que incidem sobre o faturamento de empresas. Em alguns casos, são retidos na fonte.
  Exemplo: Se sua empresa presta serviço para outra empresa, ela pode reter esses tributos e repassar ao governo.

Essas retenções são obrigatórias em muitos casos e precisam ser bem compreendidas para evitar problemas com o fisco.

Exemplo prático:

Imagine que você, tem uma empresa de manutenção elétrica. Ao prestar serviço para uma construtora, ela te paga R$ 5.000, mas retém R$ 550 para impostos. Você recebe R$ 4.450 e os R$ 550 são pagos ao governo por ela. Isso é retenção tributária.

Cálculos e Prazos de Recolhimento

Saber calcular os tributos e respeitar os prazos de pagamento é essencial para manter a empresa em dia com o governo. Os valores retidos variam conforme o tipo de imposto, o serviço prestado e o regime tributário da empresa.

Veja os principais exemplos:

• INSS (11%)
  Quando há retenção de INSS, o valor é calculado sobre o total da nota fiscal.
  Exemplo: Se você emite uma nota de R$ 2.000 por um serviço, a empresa contratante pode reter R$ 220 (11%) e pagar esse valor ao INSS.

• IRRF (de 1,5% a 4,5%)
  A alíquota depende do valor recebido e da tabela vigente.
  Exemplo: Se você recebe R$ 3.000, pode haver retenção de R$ 45 (1,5%).

• ISS (varia de 2% a 5%)
  Cada município define a alíquota.
  Exemplo: Em Araruama, se o ISS for 3% e você emitir uma nota de R$ 1.000, o valor retido será R$ 30.

• CSLL, PIS e COFINS (total de 4,65%)
  Essas três contribuições somadas podem ser retidas em serviços prestados entre empresas.
  Exemplo: Em uma nota de R$ 5.000, a retenção pode ser de R$ 232,50.

Prazos de Recolhimento

Cada imposto tem um prazo específico para ser recolhido. Veja os principais:

• INSS: até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento.
• IRRF: até o último dia útil do mês seguinte.
• ISS: depende do município, geralmente até o dia 10 do mês seguinte.
• CSLL, PIS e COFINS: até o dia 20 do mês seguinte.

É importante que o empresário acompanhe esses prazos com atenção. O atraso no recolhimento pode gerar multas e juros.

Exemplo prático:

Imagine que você emitiu uma nota de R$ 4.000 por serviços de manutenção. A empresa contratante reteve R$ 440 em tributos. Esses valores devem ser recolhidos até o dia 20 do mês seguinte. Se o pagamento foi feito em outubro, o recolhimento deve ocorrer até 20 de novembro.

Documentação Necessária para o Pagamento de Tributos

Para recolher os impostos corretamente, é preciso ter em mãos alguns documentos básicos. Eles garantem que o pagamento seja feito de forma segura e registrada, evitando problemas com a Receita Federal, o INSS ou a prefeitura.

Veja os principais documentos:

• Nota Fiscal:
  É o documento que comprova a prestação de serviço ou venda de produto. Ela deve conter os dados da empresa, do cliente, o valor total e os tributos incidentes. Sem nota fiscal, não há como calcular ou justificar o recolhimento.

• Guia de Recolhimento:
  Cada imposto tem sua própria guia.
  • Para o INSS, usa-se a GPS (Guia da Previdência Social).
  • Para o IRRF, CSLL, PIS e COFINS, usa-se o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).
  • Para o ISS, cada município tem sua própria guia, geralmente disponível no site da prefeitura.

• Comprovante de Pagamento:
  Após o pagamento, é gerado um comprovante. Ele deve ser guardado por pelo menos cinco anos, pois pode ser solicitado em fiscalizações ou auditorias.

• Contrato de Prestação de Serviço (quando houver):
  Ajuda a comprovar o vínculo entre as partes e os valores acordados. É útil para justificar retenções e recolhimentos.

Exemplo prático:

Você prestou serviço de manutenção elétrica para uma escola. Ele emitiu uma nota fiscal de R$ 3.000. A escola reteve R$ 300 em tributos. Para recolher esses valores, a escola usou uma GPS para o INSS e um DARF para o IRRF. Você recebeu os comprovantes e guardou junto com a nota fiscal e o contrato de serviço.

Organizar essa documentação é parte fundamental da rotina administrativa de qualquer empresa. Mesmo que você contrate um contador, é importante entender o que está sendo feito e acompanhar de perto.

Conclusão

Nesta aula, você aprendeu o que são as retenções tributárias, como calcular os valores que devem ser pagos ao governo, quais são os prazos para recolhimento e que documentos são necessários para fazer tudo de forma correta.

Entender esses conceitos é essencial para quem quer administrar uma empresa com responsabilidade. Mesmo que você não seja contador, é importante saber o básico para acompanhar os pagamentos, evitar multas e manter o negócio em dia com a lei.

Você viu que os impostos não são apenas números: eles fazem parte da estrutura do país e garantem serviços públicos como saúde, educação e segurança. E quando a empresa recolhe corretamente, ela contribui para esse sistema e ganha credibilidade no mercado.

Se você já tem um negócio ou pensa em abrir um, comece a observar como os tributos funcionam na prática. Pergunte ao contador, analise suas notas fiscais, veja os prazos e organize seus documentos. Com o tempo, isso se torna parte da rotina.